（一）档案室职责

1、贯彻执行上级部门关于档案工作的法律、法规与政策要求。

2、制订本村档案工作制度与工作计划，并组织实施。

3、对各机构和个人形成的应归档文件材料的积累与收集归档工作进行监督和指导。

4、集中统一管理村各类档案资源，积极提供利用，为农村各项工作服务。

（二）档案管理人员岗位职责  

1、认真履行档案室职责，做好村级档案资源的综合管理。

2、积极宣传《档案法》、《湖南省档案管理条例》和有关档案工作规章制度，忠于职守、遵纪守法，加强档案专业知识学习，不断提高政治素质和专业水平。

3、做好村档案的收集归档、整理、保管、借阅、统计、鉴定销毁、保密等各项业务工作。

4、积极开发档案信息资源，为村民自治和民主管理、经济和文化建设等各项村务活动提供优质高效的档案利用服务。

（三）文件材料收集与归档制度

1、凡是村党组织建设、村民自治、村级事务管理、经济和文化及所属企事业单位在工作活动中形成的，具有查考保存价值的各种文件材料，都应归档保存。

2、列入归档范围的各类文件材料应按要求及时向村档案室移交归档，任何部门和个人不得据为己有。

3、归档的文件材料必须完整、准确、系统，归档的文件材料原则上必须是原件，其载体和书写材料应符合长期保管的要求，避免使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等不耐久的书写材料。

4、应归档文件材料的收集归档工作在文件形成年度的次年上半年完成；基建、设备以及专项活动形成的文件材料应在项目结束或验收后即时归档。

5、文件材料归档时，交接双方应在清点完毕后办理移交手续并在移交清册上签字。

6、村档案室和工作人员对各个部门和人员文件材料的收集和归档工作进行检查指导，并纳入责任目标进行考核。

（四）档案保管与库房管理制度

1、村档案库房应专库专柜专用，除档案管理人员外，其他人员不得随意进入。

2、村档案库房应坚固适用，具备防盗、防火、防虫、防鼠、防高温、防潮湿、防尘、防污染等防护措施，以确保档案的安全。

3、档案库房实行档案管理人员专人负责管理，并做好以下工作：

（1）做好库房每天的温湿度登记工作，并根据实际情况采取有效措施，对温湿度进行适当控制，以达到档案保管要求。

（2）定期检查库房设施设备、灭火器材以及档案等情况，如发现设备损坏或档案出现丢失、虫蛀、鼠咬、霉变等情况，应及时报告领导和上级有关部门，以便及时采取措施进行解决。

（五）档案借阅利用和保密制度

1、村档案室应积极向村领导和村民提供档案利用，配合村务公开和民主管理工作，定期公布开放档案的范围与内容。

2、做好档案利用工作的登记统计。单位和个人利用档案时，应填写《档案查阅利用登记簿》，有显著利用效果的应及时向村档案室反馈情况。

3、档案一般不提供对外借阅，确需外借的需按程序经村档案工作分管领导审批同意。

4、除国家法律法规另有规定外，外单位人员借阅档案或查阅利用有密级和涉及村民隐私的档案，需村档案分管领导审批同意，并只限于在指定的阅览室查阅；未经批准，不得擅自摘录、复印、向外泄露该部分档案资料及相关内容信息。

5、借阅利用档案过程中要爱护档案，并遵守国家有关保密规定，不得损害国家、社会、集体和村民的合法权益。对破坏档案或造成档案泄密的，按国家有关法律法规予以处罚。

（六）档案鉴定销毁制度

1、对已到保管期限的村级档案，由村档案人员会同档案形成部门组成鉴定小组进行鉴定；对经鉴定确无保存价值的档案进行登记造册，经村两委领导签字同意后予以销毁。

2、村会计档案销毁前，需经村所在乡（镇）的档案和财务等有关部门人员共同审核，签字同意后报村领导批准销毁。

3、档案销毁时应有两人以上同时监销，并在销毁清册上签字。档案销毁清册应归档并永久保存。

4、档案销毁清册应为文件级档案目录，并逐份登记每份文件的标题、文号、制发单位、形成时间等信息。