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　　　文件材料归档整理的“七个步骤”

　　　　　　　　　　石门县档案局业务股

根据国家档案局关于文件材料的归档整理按《归档文件整理规则》进行精神，下面，根据《规则》要求，分七步讲述怎样完成年度归档文件材料的整理工作。

第一步    收集

1、要做好归档文件的收集工作，必须做好平时归档。平时归档有两层意思：一是在编制好归档文件材料类目的基础上，准备好平时归档的装具，即文件柜和卷盒，按所设类目进行排列，然后陆续将办理完毕的文件材料归入相应的卷盒内，这叫做“对号入座”。二是在一次大的活动（如召开会议、培训等）之后，及时将其文件材料归档入盒，但不要编件号，以便在年终整理归档时，统一进行调整。平时归档，是一个经常性的工作，要坚持不懈、并且要做到基本准确，对未编入类目的，要及时给予补充。

2、档案室的收集工作很重要，收集工作好坏直接影响单位档案资料的完整与齐全，影响今后的查考利用。我们从一些单位了解到，有的单位当年开展了某项活动，在同志们的记忆中是肯定的，但就是找不到文字依据。有的文件有打印件，但是底稿找不到。这个问题除了我们收集工作不及时外，其根本原因是由于对底稿的原始依据作用认识不足造成的。我们发现，大部分单位或多或少的存在文件材料收集不齐全不完整的问题。档案室的收集工作，主要应从三个方面入手：一是搞好平时文件材料的归档。二是采取有效措施，及时收回已办理完毕的散在个人手中的文件材料。经常与有关内部机构及人员取得或保持联系，了解本单位的工作计划和具体活动安排，档案工作人员还要参加设备开箱和工程项目竣工验收。三是年终集中收集。这是每年度进行归档之前必须开展的一项工作，尽最大努力搞好文件材料收集。具体的收集范围请认真阅读《机关文件材料归档范围、文书保管期限表》。

第二步    分类

一般采用年度——保管期限分类法。即：在同一年内按照保管期限分类，在同一保管期限内再按文件形成的时间顺序排列。

如：2007年——永久——001、002、003……

　　　　　——长期——001、002、003……

　　　　　——短期——001、002、003……

　　2008年——永久——001、002、003……

　　　　　——30年——001、002、003……

　　　　　——10年——001、002、003……

内部机构设置较多，业务分工相当明确的机关，如县委、县人大、县政府、县政协可采用年度——机构——保管期限分类法。即：在同一年度内按机构分类，在同一机构内再按保管期限分类，在同一保管期限内再按文件形成的时间顺序排列。

如：2007年——办公室——永久——001、002、003……

　　　　　　　　　　——长期——001、002、003……

　　　　　　　　　　——短期——001、002、003……

　　2008年——XXX股——永久——001、002、003……

　　　　　　　　　　——30年——001、002、003……

　　　　　　　　　　——10年——001、002、003……

一、年度分类时应注意的问题：

1、文件材料时间特征。一份文件材料往往标注几个时间，如：拟文日期、签发日期、批准日期、会议通过日期、颁布日期、发文和收文日期等等。分年度时，一般以文件材料落款日期来确定文件材料所属年度。取消原有的按”针对年度”归类的做法，对于计划、规划、总结、预决算、统计报表及法规性文件材料等内容，涉及不同年度的文件材料，统一规定按文件材料落款日期归档。

2、跨年度形成的文件材料。跨年度形成的文件材料统一在办结年度归档，分类时也都归入办结年度。如跨年度的会议文件材料，统一归在闭幕年；跨年度的案件形成的文件材料，统一归在结案年；跨年度的请示与批复，统一归在批复年，原已分开归档的，应在各自归档文件目录备注栏内加以说明；回顾、纪念性文件材料，归入定稿或发表年；法规性文件，归入公布的年度；跨年度的计划归入开始年；跨年度的总结归入最后一年。

3、几份文件材料作为一件时，“件”的日期。应以装订时排在前面的文件的日期为准。具体地说，正本与定稿为一件，以正本日期为准；正文与附件为一件，以正文日期为准；转发文与被转发文为一件，以转发文日期为准；来文与复文为一件，以复文日期为准；多份文件（如组织关系、工资关系、行政介绍信、学籍卡等）作为一件的，可标起止时间（最早时间、最迟时间）。

4、无落款日期的文件材料要标注日期。此类情况多见于内部文件材料（也叫白头文件），需要分析文件材料内容、制成材料、格式、字体，通过对照等手段来考证和推断文件的准确日期或近似日期，并据此按年度合理归类。

二、保管价值分类时应注意的问题

1、原则上不要将二、三个保管期限的文件材料混在一起；

2、应从一个问题或一组文件材料的重要程度划定保管期限，不要孤立地按单份文件材料的重要程度来划定保管期限；

3、一个问题的多份文件材料，有保管期限不完全相同的情况，为了保持问题的文件材料的系统性与完整性，可本着就高不就低的原则来划定为同一保管期限；

4、本机关转发上级的业务文件材料，没有提出具体实施意见的打印件作短期保管；

5、凡是反映机关主要职能活动和基本历史面貌，对机关、国家建设和历史研究有长远利用价值的归档文件，应列为永久保管。

国家档案局出台的文书档案保管期限表，将原来永久、长期、短期三种改为永久、定期二种，在定期内又划分为30年、10年两个层次。我县2007年归档文件材料的整理仍按老标准执行。从2008年度归档文件材料的整理起，各单位应对本机关原有保管期限表进行调整。对分别应永久、定期保管的文件材料的具体划分，请认真阅读各单位制订的《文件材料归档范围及保管期限表》

第三步    装订

归档文件材料的装订是以“件”为单位进行的。这里所讲的“件”不单是指文书处理过程中形成的“件”，而且也指归档工作中形成的“件”。例如：正文与底稿为“一件”，来文与复文为“一件”，请示与批复为“一件”等等。装订时要注意以下6个方面问题：

1、对破损的文件材料要进行修复以延长其寿命。主要是针对一些有孔洞、残缺或折叠处已被磨损的文件材料进行修补和托裱。

2、复制字迹模糊或易褪变的文件材料。目前，一般采用复印的方式进行复制。比如传真件字迹耐久性差，须复制后才能归档。复印时，墨粉浓度不宜太高，颜色不宜太深，并且最好采用单面复印。

3、对某些特殊超大的纸张（报表、图样等）需要加以折叠。折叠的操作要求比较简单，但要注意尽量减少折叠次数，取齐右边和下沿。文件材料宜单张折叠，以方便归档后的查阅利用。

4、去除易锈蚀的金属物，如订书钉、曲别针等。但对于短期保管（15年以内）无需移交进国家综合档案馆的文件材料可以不拆钉。

5、装钉时，正本在前，定稿在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后，再将“件”内各页按一定的方式对齐，便于日后翻阅利用。一般来说，采用左上角装订的，应将左、上侧对齐；采有左侧装订的，应将左、下侧对齐；采用线装的，对齐右边和下沿。

6、装订的方法采用三种：第一种方法：10页以内用固体胶粘贴，第二种方法：40页以内用钢夹固定，第三种方法：40页以上用“三孔一线”装订。

第四步    排列

归档文件材料的排列是指在分类方案的最低一级类目内，根据一定的方法确定归档文件材料先后次序的过程。《规则》中规定：“在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。”我县目前最低一级类目均是“保管期限”，在同一保管期限内再按以下要求排列：

1、同一事由的归档文件材料可按文件材料形成时间的先后顺序或文件材料的重要程度排列；

2、不同事由的归档文件材料排列。

（1）按不同事由形成时间的先后顺序排列。事由的形成时间即事由的办结时间。这种方法比较简单，适用于机关档案室“随办随归”，不必考虑其他因素。

（2）按承办部门分别集中排列。一个机关的各项工作都是由职能部门承办的，立档单位可以将各自内设机构形成的文件材料分别集中，并按一定的顺序进行排列。

3、按事由的重要程度排列。将主要职能或重要活动形成的文件材料排在前面，其他工作形成的文件材料排在后面，或将综合性工作排在前面，具体业务工作排在后面。例如会议文件材料可将通知、开幕词、闭幕词、工作报告、代表提案、大会决定决议等重要文件排在前面，其它文件材料排在后面。又如综合性文件材料可将计划、总结、规章、领导讲话等排在前面，其他材料排在后面。

4、归档文件材料的排列可按综合类、政工人事类、业务类、计财类等排列方法。

上述方法不一定适用所有的归档单位，但只要按《规则》的要求，坚持“事由原则”，确定好本单位的分类排列方法，兼容计算机和手工管理两种方式，同样也能实现归档文件的材料快速、有效的检索。

第五步    编号

归档文件材料编号，是指将归档文件材料在全宗中的位置标示为符号，并以归档章的形式在归档文件材料上标明。编号是编目工作的起点和基础，通过编号，使归档文件材料在全宗中的位置得以固定，并为后续的编目工作以及将来查找利用时提供条件。

一、归档章的内容

1、全宗号：是档案馆给立档单位编制的代码。也就是档案馆对其接收范围内各立档单位所编的代号。

2、年度：是指归档文件材料的形成年度，即形成和处理归档文件材料的年度，以四位阿拉伯数字标准公元纪年，如2007年、2008年不能简化写“07”、“08”，而要标为“2007”、“2008”。

3、保管期限：是指机关文书、业务部门或档案部门在整理归档文件材料时，按照《文书档案保管期限表》给归档文件材料规定的保管期限。2008年度归档文件材料保管期限分永久、定期（30年、10年）。

4、件号：即归档文件材料的排列顺序号。它是反映归档文件材料在全宗中的位置和固定归档文件材料的排列先后顺序的重要标志。

（1）室编件号

室编件号是归档文件材料在分类方案的最低一级类目的排列顺序号。

①采用“年度——保管期限”分类，室编件号就应在同一年度、同一保管期限内从“1”开始逐件编流水号。如某机关2008年形成的归档文件材料，应按“永久”、“30年”、“10年”编3个流水号。即2008年永久件号“1”…、2008年30年件号“1”…、2008年10年件号“1”…。

②采用“年度——组织机构——保管期限”进行分类，室编件号应在同一年度内、同一组织机构的同一保管期限从“1”开始编流水号。例如办公室2008年形成的永久、30年、10年3个保管期限的归档文件材料，编号后形成3个流水号、即永久、30年、10年都从“1”开始编流水号。其他机构以此类推。

（2）馆编件号

馆编件号主要是为档案馆接收档案进馆时设置的，机关档案室不编写。

5、编写文件材料的页号：编页号可以固定文件材料的排列序顺，便于统计和查找。具体要求是：

（1）对打印件、印刷件，能利用原页号的可不再编号，只是将底稿、附件接着编号。

（2）两份以上“自然件”组成的“件”，按“自然件”先后顺序依次编流水号，一般每页编一个号。

（3）两面有字的两面编号，正面编在右上角，背面编在左上角。

（4）基建图纸采用手风琴式折叠法，每张编一个号，编在背面左上角。

（5）一张衬垫纸上贴有多张32开纸的文件材料（如行政介绍信、组织与工资关系、学籍卡、照片等），以原件为对象，每张编一个号，不要错编在衬垫纸上。

二、盖归档章的具体要求

1、盖归档章的位置。一律加盖在归档文件材料首页上端居中的空白位置，如果领导批示或收文章等占用上述位置，可将归档章盖在其他空白位置，但以上端为宜。

2、填写归档章项目应使用符合档案保护要求的字迹材料，如碳素墨水、蓝黑墨水等。也可用铅字盖印或打号机打号；有条件的单位，还可以将本单位的全宗号、保管期限雕刻在归档章上。

3、改进盖归档章的方法。主要是与机关收发文程序搞好结合。在收发文尚未流转、办理前，就由收发部门在文件的首页上加盖空白归档章，可以有效地避免领导批示等占用盖章位置。

在搞好前几步工作的基础上，不要急于编目，还应注意搞好复查定盒，它是保证文件材料归档质量的必要环节，复查的主要内容是：

第一，文件材料收集是否齐全完整，底稿、附件是否装订在一起；

第二，归档文件材料年度是否分清，跨年度文件材料是否分清；

第三，归档文件材料保管期限划分是否准确，几种保管期限的文件材料是否混在一起；

第四，一次会议、一项工作、一个事由（或问题）的文件材料是否全部归档。

第六步    编目

编目是指编制归档文件目录。它是归档文件材料整理工作的重要内容之一，也是其他编目工作的起点和基础。编制归档文件目录，实现了归档文件从一次文献向二次文献的转化，为档案的保管、鉴定、检索、统计和编研等工作的开展提供基本条件。

编目必须按照分类、排列的结果，逐类、逐件编制目录，以系统、全面的揭示归档文件的全貌。

一、归档文件目录的主要内容

1、件号：填写室编件号。

2、责任者：是指制发文件材料的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。联合发文填两至三个主要的可以了，不必一一填写。责任者可填正规的简称，如“石门县委办”“县政府办”“县建设局”等，但不能填写成“本局”、“本办”等。

3、文号：即文件的发文字号，是由发文机关按发文次序编制的顺序号，一般由机关的代字、年度、顺序号组成，如石发〔2008〕1号，湘办发〔2008〕23号等，按竖2排照实填写。文号栏内不得填写刊期、会期或文件件次，可将上述内容填写在题名栏内。

4、题名：即文件材料标题，它是直接表达文件材料的内容和中心主题的文件特征，是归档文件材料内容的揭示。文件材料题名较长的可填二、三行不等。没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加“［  ］”号。

（1）文件材料标题按原标题填写，一般应照实抄录，不要随意改动和简化，标题文字太长可以简化（但不能更改原意，标题字数较多的第一行应空两格）；

（2）有主标题和副标题的，主标题可以代替副标题的，副标题可以不写；

（3）无标题的变通处理方法：一是文件材料标题是“通知”或“便函”一类的，可根据文件材料内容重新拟写标题；二是批转性文件只反映字号的，如：石门县档案局“关于转发湘档发[2005]14号文件的通知”。也应根据文件材料内容重新拟写标题，如石门县档案局“关于转发省档案局关于认真贯彻执行《档案工作规范化管理》地方标准的通知的通知”；三是针对性文件标题，如干部任免，可增加填写针对本机关的人名；四是标题相同的，如工作计划、总结和报表等，应注明针对年度或具体内容，尽量不要太抽象，更不能打省略号。

5、日期：即文件材料的形成时间。它是文件材料的重要特征之一，反映其产生的时代背景，是查找档案的常用途径。日期的年月日以8位阿拉伯数字标注，如2008年8月10日，标注为20080810。填写归档文件目录时，每张文件目录的第一份文件应填写8位数，分为两行填写。没有日期的变通处理方法：一是会议文件材料按会期；二是年报表按当年12月31日（如有专业年度的填写专业年度时间）；三是培训班形成的文件按办班时间；四是使用衬垫纸贴的行政介绍信和组织关系等，只填写第一张的日期或第一张和最后一张的起止日期。

6、页数：页数项填写该“件”的总页数，用于统计和核对。

7、备注：备注项用于填写归档文件需要补充和说明的情况，包括缺损、修改、补充、移出、销毁等等。

（1）只有请示没有批复的，注明缺批复；

（2）只有复印件缺原件的，也应注明缺原件；

（3）以上级机关名义起草的文件，底稿交上级机关归档，本级只留打印件，应注明底稿交XX机关存档的字样；

（4）不需说明的空着不填。

二、编目的几点要求

1、归档文件目录用纸幅面采用国际标准A4型（长×宽为297mm×210mm）。

2、每张目录横栏为10格，每格一般只填写一份文件材料。

3、归档文件目录要打印4套按年度汇编装订成册，其中2套随归档文件（档案）向档案馆（室）移交，另2套自留备查。短期(2008年以后的为10年)保存的归档文件，目录只要求打印2份（也可以抄写），装订在备查目录一起。

4、归档文件目录封面可以视其需要设置全宗名称、年度、保管期限、机构（问题）等项目，其中全宗名称填写时应使用全称或规范的简称。

为了便于查找，可在归档文件目录右上角增加3个项目，保管期限、机构（问题）、盒号。

第七步    装盒

装盒包括将归档文件按件号顺序装入档案盒、填写备考表、编制档案盒封面及盒脊项目等工作内容。作为基本编目的一部分，装盒这一环节除其中一些技术操作外，同样应该体现出归档文件材料系统化的结果。因此，在装盒方式、档案盒盒脊项目设置等方面与分类、排列等的原则和方法是一致的。

一、装盒要求

归档文件材料应严格按照件号的先后顺序装入档案盒，与归档文件目录中相应条目的排列顺序相一致，保证检索到文件条目后能对应地找到文件材料实体。档案利用完毕后归档时，同样要注意将其按件号顺序装入相应档案盒中。

1、不同年度的归档文件材料不应放入同一档案盒（临时机构按结束年归档的除外）。

2、不同保管期限的归档文件材料不应放入同一档案盒。

3、不宜将不同年度、不同保管期限的文件材料混装一个档案盒，而应通过使用不同厚度的档案盒来解决。视其文件材料的多少选择档案盒的厚度。

4、档案盒只是归档文件材料的装具，不具备保管单位的作用。因此，并不要求同一事由的归档文件材料必须装在同一档案盒内，只须按照排列的先后顺序依次装盒，一盒装满后，依次装入下一盒即可。

二、档案盒的格式与填写

1、档案盒封面

档案盒的封面应使用全称或规范化简称标明全宗名称（即立档单位名称，即单位公章名称），全宗名称使用橡皮条章盖印。

2、档案盒盒脊的项目

档案盒盒脊应根据摆放方式的不同（即竖放与横放），在盒脊或底边设置检索项，包括以下六项：

（1）全宗号：即立档单位全部档案的代码，它是由当地国家综合档案馆确定的。暂未确定的可空着不填。

（2）年度：应填写档案形成的年度。如2008。

（3）保管期限：视其档案保存价值由立档单位确定的。如“永久”、“30年”、“10年”。

（4）机构（问题）：一般不填写，只有按机构分类的单位才填写。

（5）起止件号：即填写盒内第一份和最后一份文件的件号，中间用“/”隔开。

（6）盒号：即档案盒的排列顺序号。就一个机关而言，永久和长期保管的归档文件，按年度的先后顺序编一个流水号，在同一年度内先排永久保管的归档文件，后排长期保管的归档文件。盒号由档案员用铅笔填写，待移交进馆时再盖印，便于平时归档补充时插盒。短期保管的归档文件按年度依次另编顺序号。

在上述项目填写盖印时，除要求使用铅笔填写的外，一般用木刻章或铅字盖印。盖印的颜色统一为黑色。

1、备考表

备考表是用以对盒内归档文件材料进行必要的注释说明。它是档案部门对归档文件材料进行动态管理的有效措施。

备考表的项目包括以下几个方面：

（1）盒内文件情况说明：包括归档文件材料收集的齐全完整程度、归档文件材料本身的状况（如字迹模糊）等。整理工作完毕后归档文件材料如有修改、补充、移出、销毁等情况应在备考表中加以说明。进行归档文件材料整理时，如某份归档文件材料说明的内容较复杂，目录备注项中填写不下，也可在备考表中详细说明，并在目录相关条目的备注项中加“*”号标示。

（2）整理人：填写负责整理归档文件材料整理的人员姓名，以明责任。

（3）检查人：填写负责检查归档文件材料整理质量的人员姓名。由综合档案室集中归档的，检查人填写办公室分管领导的姓名。推行部门归档制度，由机关档案室人员填写，也可填写内部机构负责人的姓名，由其对文件材料归档情况进行监督检查。

（4）日期：填写归档文件材料整理完毕日期。可以是全部归档文件材料整理完毕的日期，也可以是该盒归档文件材料整理完毕的日期。

归档文件材料在机关档案室保存阶段内如有变动情况，档案人员应随时在备考表中注明，以便后续管理以及档案移交进馆等工作的正常进行。

附：《归档文件整理规则》相关知识问答

1、《归档文件整理规则》是什么文件？

 答：《归档文件整理规则》属于国家档案行业标准（DA /T22—2000）。国家档案局于2000年12月6日颁布并于2001年1月1日实施。

 2、《归档文件整理规则》适用什么范围？

 答：适用各级机关、团体和其他社会组织文书档案的整理。

3、什么是归档文件？

答：是立档单位在其职能活动中形成的并办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。

４、什么是归档文件整理？

答：将归档文件以“件”为单位进行装订，分类，排列，编号，编目，装盒，使之有序化的工作过程．

５、归档文件整理原则是什么？

答：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

６、归档文件的质量是如何要求的？

答：归档文件应齐全完整。已破损的文件应修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制。整理长期以上保管期限的归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。

７、“件”怎样划分？

答：“件”是归档文件的整理单位，原则上单份文件为一件。具体情况可根据需要，按下述方法处理：

(1）正本与定稿，为一件，正本与附件为一件，正本与文件处理单为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件。

（2）来文与复文。同年度的（请示与批复、来函与复函）为一件；跨年度的作为两件分别存放于形成年度，并在各自“归档文件目录”备注栏中分别注明。

（3）成册的材料,书刊、简报、图册、报表、名册、会议纪要、会议记录等成套性材料一册为一件；采用活页用纸的会议记录，一次会议的记录为一件。

(4）不宜分开的材料，如：一个会议的文件、案件材料、行政审批材料等视其数量多少，可以分别作为一件或多件；

（5）、格式相同的单页表格，如登记表、审批表等，此类表格多份合并为一件的，要遵循方便利用的原则，可按一定的特征组合成一件，（像涉及人员的审批材料，可按区域、系统、部门、职务、职称等等）

８、归档章如何使用?

答：归档文件按“件”确定之后，在归档文件首页的上端空白处加盖归档章。对于珍贵文件，如领导、名人的题字、题词等，要编制文件说明，与文件同时存档，并在文件说明的上方空白处加盖归档章。

9、归档章项目应如何填写？

答：归档章共有六个项目，其填写方法是：

全宗号：上栏左侧，填写档案馆给立档单位编制的全宗代号。

年  度：上栏中间，用四位阿拉伯数字标注文件的归档年度。

室编件号：上栏右侧，填写立档单位当年同一保管期限文件的排列顺序号。

机构或问题：下栏左侧，全宗内档案按机构或问题划分档案种类的，填写机构或问题的规范化简称。

保管期限：下栏中间，填写归档文件的保管期限。

馆编件号：下栏右侧，进馆时按档案馆要求填写。

１０、“件”怎样装订？

答：归档文件要按件装订，从整体上确定“件”的形态。装订时正本在前，定稿在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后；正件在前，附件在后。长期以上的归档文件要用符合档案保护要求的材料装订。

一是粘贴，粘贴位置在文件左上角；二是线订，对文件份数较多的组合件，可附上文件封皮，用“三点一线”的方法在文件左侧装订。由印刷厂装订的文件、书刊等材料可不再重新装订。多份文件组合成件的要加订文件封皮。

１１、归档文件怎样分类？

答：归档文件采用年度—保管期限进行分类，即先将归档文件按其形成年度分开，同一年度的按保管期限分开。

１２、归档文件怎样排列？

答：同一年度、同一保管期限的归档文件按机构（或问题）排列；同一机构（或问题）的按事由结合时间、重要程度等排列。

１３、归档文件怎样编号？

答：同一年度、同一保管期限的归档文件编制一个顺序号。即按现行保管期限的种类，每年要编制永久、长期、短期各自独立的自然顺序号。

１４、归档文件怎样编制目录？

答：归档文件按照分类方法和室编件号顺序编制归档文件目录。 同一年度同一期限的归档文件编制一本目录。一本归档文件目录由目录封面、目录和备考表组成。

（1）归档文件目录封面，包括四个项目，全宗名称，填写立档单位规范化简称或全称；年度、保管期限、机构或问题填写内容和方法与“归档章”相同。

（2）归档文件目录，在“归档文件目录封面”之后，包括七个项目。

件  号：填写方法同归档章的室编件号。

责任者：用全称或规范化简称填写制发文件的组织或个人作者。联合发文的以文号单位为准。

文  号：填写文件的发文字号。代字、年度、文件顺序号均不得省略。

题  名：填写归档文件材料的标题名称。

日  期：用八位阿拉伯数字填写文件制成时间，文件没有月、日的用“0”顶位。成本会议记录为一件时，登记日期项标注记录的形成年度，月、日以“0”顶位；一年内相同内容形成多本记录的，在标题上标注起止月份。

组合件填写件内最后形成文件的时间。例如：两份以上文件组合成件的，以装订时排前的文件日期为准（即以复文、正本、正文的日期为准），复文在前来文在后，登记时间以复文日期为准。

页  数：用阿拉伯数字填写该份文件的总页数（含发文用纸、文件处理单）。计算页数时以文件中具有图文的页面为一页。

备  注：填写该文件需要补充和说明的情况。包括密级、缺损、修改、补充、销毁情况等。

１５、归档文件怎样装盒？

答：将归档文件按保管期限和室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊与备考表项目。不同保管期限的归档文件不允许装入同一档案盒。

1６、怎样填写档案盒封面？

答：全宗名称栏加盖立档单位全称或规范化简称条形印章。

１７、怎样填写档案盒脊背？

答：共有六个项目。填写方式采用档案部门规定的印章加盖。全宗号、年度、保管期限、机构或问题四项的填写内容同前。

起止件号：用阿拉伯数字印章在档案室栏中加盖盒内排列最前和最后文件的件号，并用破折号相连。

盒    号：用阿拉伯数字印章依序加盖年度内同一期限档案盒排列序号。

１８、怎样填写盒内备考表？

答：盒内备考表共有四个项目，其填写方法是：

情况说明：填写盒内归档文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

整 理 人：整理该盒归档文件的责任者签名。

检 查 人：本单位负责检查归档文件质量的责任者签名。

时    间：用八位阿拉伯数字填写归档文件整理完毕的日期。

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